Estamos em meio à Era Digital, um período em que as ferramentas tecnológicas e virtuais se tornaram parte imprescindível do cotidiano das pessoas e instituições.

Atualmente, temos muitos recursos e mecanismos digitais para facilitar e agilizar diversas questões. Sabemos quanto os prazos são curtos e como a vida é tão acelerada nos dias de hoje, portanto, é preciso recorrer às ferramentas que podem otimizar o nosso precioso tempo.

Por exemplo, é muito mais difícil conciliar os horários para um encontro presencial, entretanto, através da internet podemos realizar reuniões virtuais que possibilitam uma participação muito maior devido a sua versatilidade.

Esse é um problema muito comum nos condomínios e – por conta disso – vários residenciais têm adotado as assembleias virtuais para encaminhar uma série de questões referentes ao condomínio.

No mês de junho foi aprovada a lei 14.010 que – entre outras coisas – permite a realização de assembleias puramente virtuais. Essa lei permanecerá vigente, pelo menos, até o dia 30 de outubro de 2020.

Como é o funcionamento das assembleias virtuais?

As assembleias virtuais estão se tornando parte da rotina de diversos condomínios no Brasil.

Sobretudo, nesse momento de pandemia e isolamento social – em que as reuniões presenciais tiveram que ser canceladas por questões de segurança sanitária – as assembleias virtuais têm ganhado ainda mais força.

As assembleias virtuais adotam os mesmos procedimentos técnicos e burocráticos das deliberações presenciais, porém, tudo é realizado através das plataformas e ferramentas digitais.

Ou seja, em uma assembleia virtual, pontos como apresentação e discussão de pautas, eleição de presidente, votação de cota extra, entre outras coisas, são encaminhados por meio de aplicativos que permitem a conexão simultânea de todos os condôminos.

Há uma série de aplicativos dessa natureza disponíveis na internet. Os mais conhecidos e utilizados atualmente são: Zoom, Google Meet, Skype e  Microsoft Teams.

Através do MyVillage, é possível construir e enviar a convocação da assembleia. Os condôminos devem confirmar presença para garantir o direito ao voto (as procurações precisam ser enviadas no momento da confirmação de presença). Após esse procedimento, a administradora avaliará previamente se o morador está apto a votar nas pautas da reunião.

O MyVillage ajudará a organizar o processo em torno da assembleia virtual. Nessa plataforma, os condôminos podem:

• Solicitar convite para participar da assembleia como ouvinte ou com poder de voto;
• Anexar procuração para representar os votos de outra pessoa;
• Contabilizar o voto de acordo com fração da sua unidade conforme a constituição do condomínio;

Os condôminos receberão um convite ou um link para acessar a assembleia.

Na assembleia, todos tem a opção de ligar o vídeo e áudio e participar ativamente com voz e vídeo durante a assembleia, esse modelo de reunião é indicado para condomínios com poucas pessoas pois requer um acompanhamento mais firme do responsável pela assembléia (normalmente um colaborador da administradora ou o próprio síndico) para fazer a moderação organizando a ordem das falas durante a assembleia.Independente do modelo de assembleia virtual utilizado, todos os moradores podem participar mesmo estando distantes ou cumprindo o isolamento social. Contudo, é importante salientar que – caso algum morador tenha resistência a esse formato – é possível organizar assembleias híbridas, que contam também com ações presenciais.

• Na assembleia, todos tem a opção de ligar o vídeo e áudio e participar ativamente com voz e vídeo durante a assembleia, esse modelo de reunião é indicado para condomínios com poucas pessoas pois requer um acompanhamento mais firme do responsável pela assembléia (normalmente um colaborador da administradora ou o próprio síndico) para fazer a moderação organizando a ordem das falas durante a assembleia.Independente do modelo de assembleia virtual utilizado, todos os moradores podem participar mesmo estando distantes ou cumprindo o isolamento social. Contudo, é importante salientar que – caso algum morador tenha resistência a esse formato – é possível organizar assembleias híbridas, que contam também com ações presenciais.
•  Modelo Live 
  No modelo live, os participantes poderão assistir a assembleia utilizando uma ferramenta qualquer de streaming ao vivo onde poderão apenas acompanhar visualmente e por áudio as deliberações do corpo diretivo. A participação das pessoas é feita por chat durante a assembleia e caso alguém queira falar durante a assembleia, o mesmo deve solicitar à administração antes do início da reunião. Esse modelo de assembleia é mais complexo tecnicamente e requer o acompanhamento de uma equipe técnica (fornecida pelo MyVillage) para ser o controlador do vídeo e do áudio durante o streaming da assembleia. Esse modelo de live é indicado para condomínios com muitas pessoas.

Passo a passo para organizar uma assembleia virtual de condomínio

O MyVillage, simplifica a criação da assembleia! Como o condomínio já possui o cadastro de todos os moradores, o administrador precisa apenas:

1. Criar o evento com as seguintes informações: data, hora, link da reunião
2. Pautar os ítens que serão votados e a as alternativas de voto
3. Anexar o edital de convocação da assembleia
4. Enviar comunicado para todos os moradores solicitando que peguem seus ingressos e apresentem suas procurações caso esteja representando alguém.

Com apenas esses 4 passos a sua assembleia virtual está pronta para ser criada.

Durante a assembleia, os moradores poderão acessar o MyVillage para exercer o seu poder de voto. Ao final da votação, o aplicativo apresentará ao administrador o resultado de cada uma das pautas que poderão ser auditados por qualquer um dos presentes.